伝票データのテキスト書き出しは以下の手順で行います。
1)伝票入力画面/単一入力画面/帳簿入力画面のいずれかのウインドウをアクティブにします。
2)ファイルメニュー > 書き出し... を選択します。
ファイル保存ダイアログが開きますので、書き出したいテキストファイルの名称を入力して「保存」をクリックします。
※ ウインドウの表示状態をそのまま書き出します。例えば検索を行い対象伝票を絞り込んでいる場合、その表示通りに対象伝票のみを書き出します。
※ 伝票入力画面、単一入力画面では、ソート状態もそのまま書き出しに反映します。
※ 帳簿入力画面では、固定科目を選択しないと書き出しができません。書き出し内容も、表示通りに固定科目別となります。
※ 登録されているすべての伝票データ(仕訳) を書き出したい場合は、単一入力画面から書き出しできます。もしくは、環境設定の入力タブで結果を伝票入力にも表示するのチェックをオンにすれば、伝票入力画面からもすべての伝票データを書き出せるようになります。
3)書き出されたテキストでは、左から順に以下のように情報が列記されます。
1.伝票種類 / 2.伝票日付 / 3.伝票番号 / 4.借方金額 / 5.借方科目 / 6.借方税区分 / 7.摘要1 / 8.摘要2 / 9.貸方科目 / 10.貸方税区分 / 11.貸方金額 / 12.仕訳の種類 / 13.担当者名 / 14.入力日付 / 15.借方部門 / 16.貸方部門
※ 12.は「決」が決算仕訳、「修」が要修正を示します。
※ 15.16.はデフォルトでは読み書きしない設定になっています。A&A会計メニュー > 環境設定の「テキスト」タブにある「伝票の読み書きに部署名を含める」のチェックをオンにすると、部署名項目の読み書きができるようになります(15.16.のフィールドにデータがある場合)。部署名項目を不使用の場合は、オフのままにしておけば余計な区切り記号は入りません。